Rekisteriseloste – Jot-Rent Oy

 

Rekisterinpitäjä: Jot-Rent Oy

Tietosuojavastaava ja tietojen käsittelijä: Toimitusjohtaja Jari Riihijärvi

Tietojen käsittelyoikeudet toimihenkilöillä: Assistentti Pirkko Karjalainen, Työnjohtaja Jarkko Markus, Työnjohtaja Tomi Tervo

Tietojen kerääminen

Mitä:

  • Jot-Rent kerää jot-rent.fi -sivujen työhakemuslomakkeella työnhakijoiden tietoja ja työvoimanhakulomakkeella työnantajien tietoja.
  • Työntekijöiden yksityiskohtaiset tiedot kysytään palkkaustilanteessa vielä suusanallisesti ja lisätään tikon-järjestelmään


Miksi: Rekrytointi, palkkaus, työsuhde

Rekisterit

Työnhakijoiden ja työnantajien lomakkeiden luettelo sekä ammattiliittoluettelo

  • Jot-Rentin toimistolla lukitussa kaapissa paperiversiot
  • Jot-Rentin office365-palvelun pilvessä excel-versiot
  • Käyttöoikeudet luetteloihin toimihenkilöillä
  • Kaapissa lukko, avaimet toimihenkilöillä
  • Pilvessä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat

Työntekijöiden tiedot Jot-Rentin Tikon-palkanlaskujärjestelmässä

  • Jot-Rentin toimistolla suojatuissa ja salatuissa 1. ja 2. tietokoneissa
  • Käyttöoikeudet tietoihin assistentillä ja toimitusjohtajalla
  • Tikon-järjestelmässä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat

Työntekijöiden työterveyshuoltorekisteri 

  • Terveystalon pilvessä
  • Suojattu palvelin
  • Käyttöoikeudet tietoihin toimitusjohtajalla ja assistentilla
  • Henkilökohtainen tunnus ja salasana toimitusjohtajalla sekä assistentilla

Työntekijöiden palkkatiedot

  • Tilitoimistolla
  • Suojattu palvelin
  • Käyttöoikeudet tietoihin assistentillä ja toimitusjohtajalla
  • Henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat assistentillä ja toimitusjohtajalla

Tietojen käsittely

  • Tietojen käsittelyoikeus toimihenkilöillä
  • Jot-Rent kysyy luvan tietojen rekisteröintiin jokaiselta erikseen (myös työsopimuksessa)
  • Alle 16 vuotiailta huoltajan lupa
  • Työhakemukset säilytetään 6 kk, työvoimahakemukset 5v, jonka jälkeen poistetaan täydellisesti
  • Dokumentit kuten esimerkiksi työsopimukset säilytetään toimintajärjestelmän ja lain ohjeiden mukaisesti
  • Kaikilla rekisterin henkilöillä on poisto- ja muokkausoikeus omiin tietoihinsa
  • Rekisteritiedot säilytetään toimintajärjestelmäkansiossa lukitussa kaapissa Jot-Rentin toimistolla ja office365 pilvessä
  • Kaapissa lukko, avaimet toimihenkilöillä
  • Pilvessä toimihenkilöillä henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat
  • Tietosuojavastaavalla ilmoitusvelvollisuus valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen sattuessa
  • Kirjalliset sopimukset pakollisia

Liitteet toimistolla lukitussa kaapissa

  • Vahvistus Tilitoimisto
  • Vahvistus Terveystalo
  • Vahvistus Office365
  • Mindmap rekistereistä